blogmaart 22, 2021by admin0De toekomst van events

Een saai jaar was het zeker niet, maar wel totaal anders dan verwacht; geen Formule 1, Europees Kampioenschap voetbal of Songfestival in Nederland, de records die zouden worden verbroken bij de verschillende event locaties werden dat juist op een heel negatief vlak en de grote ring aan toeleveranciers, van beveiliging en techniek tot hotels, werd aan de rand van de afgrond gebracht. Maar tegenslag is de moeder van innovatie en de sector liet haar creatieve kant op een geweldige manier zien, door met de snelheid van het licht zich grotendeels aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Ook al verschijnen er lichtpuntjes aan de horizon, het blijft koffiedikkijken op veel vlakken hoe het komende jaar er op event-vlak gaat uitzien.

 

Meer dan ooit, hebben we gezien hoe belangrijk menselijke interactie voor ons als sociaal ras is. Fysieke interactie, elkaars lichaamstaal analyseren en samenwerken. Iets wat we al eeuwen doen en daarom in onze hersenen zit ingebakken. De snelle en verplichte transformatie, heeft aangetoond dat onwijs veel dingen digitaal kunnen worden gefaciliteerd en soms zelfs beter zijn en gaan, maar dat menselijk contact nooit helemaal in de cloud kan worden getrokken.

 

Events zijn voor 85% van de marketing executives cruciaal voor hun marketingmix en een recent onderzoek onder 30.000 Nederlandse bezoekers van events, laat zien dat een dikke 95% weer verlangt naar het bezoeken van een zakelijk event, sportevent en entertainment.

Het komende jaar begint gelijk goed, met de goedkeuring van testevents die Fieldlab van de Nederlandse overheid mag gaan opzetten, om vooral te bewijzen dat deze events veilig kunnen worden georganiseerd. Ook al geven grote namen in de sector aan, dat we het festivalseizoen komende zomer ook al kunnen afschrijven, staan de Back to Live concepten vol goede moed klaar om opgestart te worden.

 

Het hybride normaal

 

Ja, ik hunker ook heel erg weer naar fysieke bijeenkomsten en zie ook de toegevoegde waarde van de onverwachte contacten die je maakt bij het catering buffet of de totale show, die alle mogelijke emoties bij je los maakt. Als we echter kijken naar startups zoals Uber en Airbnb, dan zie je dat deze groot zijn geworden, door grote uitdagingen in hun sector op te pakken. De grootste uitdagingen in de wereld, zijn de grootste businesscases in mijn optiek en we zien nu dan ook ineens, dat alle grote uitdagingen in de event industrie (die de afgelopen jaren ook echt weinig is veranderd), worden opgelost door middel van geweldige technologie. De grote tech bedrijven investeren momenteel waanzinnig veel geld in online event oplossingen, zoals Apple met NextVR en de Web Summit die in Hopin investeerde, waardoor het bedrijf $2 miljard waard is geworden.

 

Over de verschillende grote voordelen van online events, schreef ik eerder een artikel; het significant grotere bereik qua bezoekers en sprekers, het wegvallen van veel obstakels zoals reistijden en bepaalde kosten, maar ook de waanzinnige mogelijkheden om virtueel lagen content rondom een event aan te bieden. Zelf vind ik het ook erg mooi, dat veel events nu ook toegankelijker worden, voor mensen die de reguliere ticketprijs nooit hadden kunnen betalen; het verder democratiseren van kennis en inspiratie.

 

 

Het event-denken zou in mijn optiek, dan ook echt van concessies doen naar kansen zien, moeten worden omgevormd. Het hybride normaal omarmen en kijken naar alle geweldige, complementaire online en offline elementen waarmee een hybride event succesvol kan worden opgezet. Bij TED deden we dit al sinds 2006; gave fysieke events organiseren en een virtuele omgeving creëren, waardoor enerzijds de fysieke events werden versterkt en anderzijds voor de vele bezoekers die er niet bij kunnen of willen zijn (bij sommige TED events in Nederland hadden we 20x zoveel meer aanmeldingen, dan stoelen), online toegang te bieden en een beleving neer te zetten. Onderzoek laat niet alleen zien, dat 96% van de event organisatoren verwacht dat fysieke events grotendeels weer terugkomen, maar dat 55% zich door alle ‘learnings’ van het afgelopen jaar, gesterkt voelt om nóg meer events te organiseren.

 

 

Step up the event game

 

The show will go on, maar wel met een aantal grote veranderingen. Alle organisaties hebben het afgelopen jaar gezien, wat er op online vlak kan en ik hoor van verschillende klanten zelfs al terug, dat zij hierdoor niet meer gaan terugkeren naar het ‘oude normaal’. Grote bedrijven geven aan post-corona significant minder te gaan vliegen en groot onderzoek van AdWeek laat zien dat 50% van de consumenten ook verwacht veel minder events te gaan bijwonen. Niet alleen het duurzame en kostenaspect van reizen speelt hierin mee, maar ook de blijvende angst voor grote groepen mensen.

 

Hybride 2.0

Het standaard idee van een ruimte inrichten met meubilair en recent; het rondsturen van een Zoom-link voor één stream met sprekers, moet echt opnieuw worden uitgedacht. Hoe bereik je de gewenste resultaten, door een prikkelende, hybride beleving neer te zetten, die het publiek constant motiveert om betrokken te raken. Kwaliteit boven kwantiteit en snelheid, waarin echt weer de klant centraal wordt gesteld en wordt gewerkt vanuit zijn/haar wensen en motivaties.

 

De grote TV show

We zijn allemaal massaal Zoom-moe geworden, maar spelen ondertussen ook Netflix uit. Dé les die ik het afgelopen jaar heb geleerd bij de organisatie van hybride events, is om het geheel echt als één grote TV-show te zien. Mensen zijn zo weggeklikt en de concurrentie is moordend, dus besteed het budget wat je bespaart op locatie en catering, aan de techniek. Dit maakt écht het verschil voor de bezoeker en zijn beleving.

 

Digital event manager

Het online event stuk er ‘even bij doen’, is anno 2021 ook écht uit den boze. Naast het vol inzetten op de juiste techniek, is het ook echt een must, om iemand volledig in te zetten voor de hybride beleving en betrokkenheid. Niet alleen, vanwege de vele, nieuwe uitdagingen die hybride events met zich meebrengen voor de organisatie, maar ook vanwege de totaal andere vraag en klantreis van de bezoeker.

 

Blijvend prikkelen

Onderzoek laat zien, dat 85% van de deelnemers van online events, hogere betrokkenheid hebben, dan bij fysieke events. Voor organisatoren is betrokkenheid ook de belangrijkste KPI, voor het meten van succes. Dit gaat in mijn optiek wel veel verder, dan alleen de mogelijkheid geven aan bezoekers, om na afloop van een keynote wat vragen te stellen. Doorlopend mogelijkheden bieden, om op allerlei manieren betrokken te raken, is voor een goed hybride event, niet meer weg te denken. Van het geven van VIP-voordelen, zoals ‘behind the screens’ en ‘meet the speakers’, tot het bieden van een content platform, waar deelnemers constant met elkaar in discussie kunnen.

 

Speel een spelletje

Gamification op events is altijd een van mijn favoriete elementen geweest, om uit te denken en op te zetten. Het zorgt niet alleen voor veel betere betrokkenheid van de bezoekers, maar ik zag in de onderzoeken ook duidelijk terug, dat het enthousiasme van de bezoeker werd vergroot en voor sponsoren ook veel uniekere mogelijkheden biedt, om resultaten te behalen. Ook hier zijn de mogelijkheden eindeloos, van digitale speurtochten met Scavify of Goosechase en virtuele trivia tot het belonen van bezoekers voor het vroege inschrijven, bijwonen van sessies en zorgen voor interactie met tools als Rybbon.

 

Freemium

Hybride events geven ook veel uitdagingen, waaronder op het gebied van budgetten. Door de verwachtte economische zware tijd, verwacht ik (en zie ik helaas ook al) dat veel budgetten voor het sponsoren van of zelf opzetten van events, sterk worden verkleind of wegvallen. Daarnaast laat onderzoek zien, dat bezoekers nog maar 10-30% van de reguliere ticketprijs willen betalen voor een hybride variant. Dit vereist dus echt veel creativiteit en flexibiliteit van de organisator, om het geheel alsnog succesvol neer te zetten binnen een bepaald budget. Online bied gelukkig ook veel meer mogelijkheden om geld te genereren, zoals videoadvertenties, promotionele content en het afgelopen jaar heb ik ook veel succesvolle ‘freemium formats’ gezien; het basis event gratis toegankelijk maken en daarnaast allerlei betaalde, aanvullende elementen aanbieden. Door veel meer content aan te bieden, mogelijkheid geven om video terug te kijken, te netwerken met deelnemers etc., geef je deelnemers ook echt een reden om hiervoor te gaan betalen.

 

De eerste vaccinatie-prikken zijn gezet en de eerste grote fysieke congressen zijn alweer voorzichtig gepland in 2022. Het zal volgens verwachting echter nog zeker tot 2024 duren, voordat de congresmarkt terugkeert naar het niveau van 2019. Ondertussen blijven de gave, nieuwe hybride mogelijkheden zich opstapelen, van hologram-keynotes tot events die worden georganiseerd in een spel als Minecraft, met optredens en merchandise kraampjes. Het aantal events zal in mijn optiek daardoor alleen maar toenemen, net als de beleving van de bezoeker en resultaten voor de organisator. Ik kijk uit, naar alle mooie ontwikkelingen die we gaan zien in het komende jaar!

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *